Stéphane Colle

Voici un dossier très intéressant qui pourtant a du mal à être appliqué par ceux qui se lancent dans les affaires en ligne. C'est bien souvent ce qui "bloque" le développement des très petites entreprises ou des autoentrepreneurs. Cet article donnera peut être envie à ces personnes d'aller plus loin en faisant ce qui est nécessaire pour y arriver, c'est à dire "Externaliser" une partie de leur travail...

L'externalisation fait partie des choses dont les gens ont conscience, ils savent qu'ils doivent le faire à un moment donné, ils savent que cela va pouvoir réellement les aider, mais ils ne le font jamais vraiment. Je me suis moi-même trouvé dans ce cas. C'est très difficile de confier à une personne le contrôle de votre « bébé ». Elle pourrait ne pas en prendre aussi bien soin que vous ou le faire différemment de ce que vous auriez souhaité...

C'est une idée que vous devez abandonner si vous voulez vraiment développer votre entreprise. Vous ne pouvez pas tout faire vous-même, et vous savez quoi ? Certaines tâches pourraient même être mieux réalisées si elles sont faites par d'autres soyez en certain.

Vous avez peut être entendu des personnes se plaindre de l'externalisation ou avoir de mauvaises expériences avec celle-ci. Ce sont des choses qui peuvent arriver. Mais, voici quelques astuces pour vous aider à éviter certains pièges.

Évitez d'employer des personnes avec peu de références.

Je sais que cela peut paraitre dur. En effet, comment les nouveaux "travailleurs indépendants" sont-ils supposés obtenir des références si personne ne les emploie ? Je pense qu'une personne intelligente qui se lance en affaire peut très bien "offrir" sa ou ses premières prestations pour se faire connaitre et surtout démontrer ses compétences. Si la personne n'a pas de référence, vous n'aurez aucune idée de sa façon de travailler, elle peut sembler efficace sur le papier, mais vous pourriez être déçu et vous retrouver avec un travail incomplet ou non réalisé.

Tenez-vous-en aux travailleurs indépendants qui ont de solides références ou alors demandez un test gratuit pour évaluer la personne et son travail. Ce n'est pas toujours une garantie qu'elles feront bien le travail, mais vous aurez BEAUCOUP plus de chance en procédant ainsi.

Évitez de payer d'avance.

Certains travailleurs autonomes pourraient vous demander d'être payé à l'avance. S'ils vous le demandent, allez voir ailleurs ou essayez de les persuader d'être payés à la fin du projet si vous voulez réellement travailler avec eux. Des sites comme Elance.com rendent cela plus simple puisque la plateforme bloque l'argent pour que le freelancer sache que vous êtes sérieux et qu'il sera payé s'il fait le travail. De votre côté, vous êtes rassuré en sachant que l'argent sera débloqué uniquement s'il fait correctement le travail et seulement si vous validez la fin de la mission.

Nous avons tous des problèmes d'argent et cela peut sembler parfois dur si le freelancer demande une avance pour pouvoir réaliser le projet, mais c'est trop risqué de lui donner de l'argent pour un travail qu'il n'a pas encore réalisé. En refusant de les payer d'avance, vous pouvez vous assurer qu'ils feront toutes les modifications nécessaires afin que le travail soit à la hauteur de vos attentes. Dès que vous les payez, ils sont bizarrement souvent moins motivés.

Si vous trouvez un freelancer par le biais d'un site comme Elance.com, essayez, si vous le pouvez, de toujours et uniquement travailler à travers ce site. Des problèmes peuvent survenir même avec un parfait freelancer et utiliser l'un de ces sites vous donne une alternative et une garantie au cas où les choses se compliqueraient.

Employez toujours plusieurs personnes pour comparer la qualité et la vitesse de travail.

Quand vous employez des personnes, il peut y avoir une différence énorme dans leur façon de travailler. Même avec deux personnes qui travaillent bien, l'une peut être deux fois plus rapide ou produire un travail de bien meilleure qualité. Être rapide importe peu pour les projets ponctuels, mais si vous pensez employer des personnes à plein temps, cela peut faire une différence énorme dans votre productivité et vos résultats.

Par exemple, vous avez besoin de 30 articles. Divisez-les en 3 groupes de 10 et employez trois personnes pour les rédiger. Une fois que le travail est terminé, comparez la vitesse et la qualité du travail pour choisir le gagnant.

Ne donnez pas aux entrepreneurs indépendants l'accès à vos comptes.

C'est vraiment très important. C'est une question de sécurité. Parfois, les choses ne fonctionnent pas toujours avec les entrepreneurs autonomes et s'ils ont accès aux comptes de vos sites, ils peuvent vous causer beaucoup de tort.

Je fais allusion, par exemple, au compte administrateur de votre blog Wordpress, aux scripts comme Amember ou même à votre compte Google Analytics. Vous pouvez être tenté de donner vos identifiants pendant qu'ils travaillent pour vous. Le problème, c'est qu'ils peuvent changer tout ce qu'ils veulent. Les informations de paiement, votre mot de passe, l'adresse email associée à votre compte ou même tout supprimer. En général, vous avez la possibilité de créer des comptes avec des droits limités. Cela vous demande quelques minutes et vous pouvez ainsi limiter les dommages qu'une personne pourrait causer à votre entreprise.

Même chose pour l'accès FTP. Souvent je me connecte avec le compte FTP de mon domaine principal, ce qui signifie que je peux accéder à tous mes sites. Si vous employez une personne pour faire le travail, prenez soin de lui donner uniquement l'accès FTP au site spécifique sur lequel elle devra travailler. Je ne veux évidemment pas vous effrayer en parlant des gens qui peuvent détourner vos comptes, mais vous devez être préparé.

Une fois que vous avez fini le travail, changez toutes les informations de connexion que vous avez partagées.

Cela va de pair avec la recommandation précédente. Si vous avez des informations que vous ne pouvez pas supprimer, assurez-vous de changer le mot de passe pour les empêcher d'essayer d'y accéder dans le futur. Bien entendu, cela ne s'applique pas si vous avez l'intention de les employer encore et encore. En général, je gère mes mots de passe pour mes différents comptes avec Roboform, ce logiciel vous permet de vous débarrasser des oublis fréquents de mots de passe et facilite la gestion de ceux-ci. Franchement je ne saurais pas m'en passer aujourd'hui c'est vraiment la base quand on travaille sur le net. Lorsque le travail est terminé, je change le mot de passe avec ce logiciel et j'évite les problèmes.

Maintenant que nous avons traité les points qui pouvaient poser problème, intéressons-nous aux méthodes pour tirer le maximum de l'externalisation.

1. Externalisez tout ce que vous n'aimez pas ou pour lequel vous n'avez pas les compétences nécessaires

Vous pouvez presque tout externaliser, mais les choses que vous devez externaliser en premier lieu sont celles que vous n'aimez pas. Nous avons tous des tâches que nous n'aimons pas faire et je peux parier qu'elles vous prennent 2 ou 3 fois plus de temps qu'une tâche que vous aimez faire. C'est une réaction normale et il est facile de traîner les pieds pour des choses que vous n'aimez pas, voir même les repousser le plus longtemps possible... Le problème, c'est que ce n'est pas très productif et que cela peut sérieusement affecter le développement de votre entreprise.

Voici les tâches que j'aime externaliser (par ordre d'importance) :

1. 1. Les tâches que je n'aime pas ou pour lesquelles je n'ai pas les compétences requises et qui sont cruciales pour la rentabilité de mon entreprise.
2. 2. Les tâches que j'aime, mais pour lesquelles je n'ai pas le temps, mais qui sont cruciales.
3. 3. Les tâches que je n'aime pas du tout.
4. 4. Les tâches pour lesquelles je n'ai pas le temps.

Vous pouvez constater que les premières tâches que je souhaite externaliser sont cruciales pour la rentabilité de mon entreprise. Cela pourrait être la génération de trafic, la création de contenu, etc. Elles sont importantes pour obtenir de nouveaux clients ou développer vos sites Web et elles affectent directement votre performance. Ces tâches ont besoin d'être externalisées en premier lieu afin que je puisse m'assurer de leur bonne réalisation. Si je n'ai pas le temps de le faire ou d'en faire autant que je le voudrais, alors j'externalise tout ou partie, même si j'aime faire ces tâches. À choisir, il est plus important que tout soit fait, même si je dois externaliser une partie, plutôt que d’être capable d'en faire que la moitié.

Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas faire les tâches que vous aimez et qui se trouvent dans cette catégorie. Cela signifie simplement que vous vous faites aider pour que tout soit fait en temps et en heure.

Lorsque les tâches qui sont directement responsables de vos revenus ont été réalisées, vous pouvez passer aux autres choses que vous n'aimez pas ou pour lesquelles vous n'avez pas les compétences nécessaires. Par exemple, toute la partie design de vos sites ou de vos produits... Pour finir, il reste toutes les tâches qui n'ont pas encore été réalisées et qui ne peuvent pas être externalisées. Par exemple, la planification de nouveaux projets, toute la partie administrative, la gestion comptable et financière, la mise en place de partenariats...

2. Trouvez des travailleurs autonomes à plein temps quand vous avez assez de travail pour les occuper.

Employer des personnes sur des sites comme RentaCoder.com, Elance.com ou GetaFreelancer.com est une bonne chose pour vous familiariser avec cet aspect et c'est aussi très utile pour développer votre entreprise, afin qu'elle devienne assez rentable pour passer à l'étape suivante, employer une personne à plein temps... Je vous rappelle que les sites référencés ci-dessus sont essentiellement anglophones, mais vous y trouverez de nombreuses ressources tout à fait bilingues, voire francophones. Les compétences linguistiques varient, mais le salaire aussi. Vous paierez plus pour une personne qui parle très bien le français que pour une personne qui rencontre quelques difficultés. Vous pourriez aussi employer quelqu'un qui parle très bien le français en tant que chef de projet. Ce qui signifie que vous pourriez employer des personnes qui ne parlent pas le français et avoir votre chef de projet qui leur donne les instructions à votre place.

L'élément le plus important lorsque vous décidez d'employer une personne à plein temps c'est d'avoir suffisamment de travail à faire. Il serait dommage de perdre du temps pour essayer de leur trouver plus de travail.

J'ai remarqué que certaines personnes utilisaient cette méthode. Le principe consiste à donner aux personnes certaines tâches de bases qu'ils peuvent effectuer lorsqu'elles n'ont plus de travail. Par exemple, créer un blog et ajouter du contenu. Ces sites peuvent vous rapporter de l'argent si vous les monétisez avec Google Adsense ou quelque chose de similaire. Chaque fois qu'elles n'ont rien à faire, elles conçoivent de nouveaux sites ou font évoluer les anciens. C'est une bonne méthode pour les occuper jusqu'à ce que vous leur trouviez du travail. De plus, vous avez un revenu résiduel qui augmente avec le temps et qui pourrait même vous rapporter leur salaire mensuel.

Passer de projets ponctuels à l'embauche d'un employé à plein temps n'est pas évident. Cependant, quand vous commencerez à vous développer, vous réaliserez que ces projets ponctuels commencent à vous coûter cher et que vous pourriez économiser de l'argent en employant une personne à plein temps.

3. Cherchez les bons travailleurs et ne tolérez pas les "mauvais".

Il n'est pas évident de se séparer d'une personne, mais il est vraiment important que vous construisiez un réseau de travailleurs de qualité pour vous aider dans votre entreprise. Les mauvais travailleurs vous feront perdre du temps pour corriger leurs erreurs. Ils vous occasionneront du stress ce qui détériorera votre propre travail. Je vous ai conseillé de faire travailler plusieurs personnes pour un même travail. Cela s'applique aussi pour des employés à plein temps. Premièrement, affinez votre liste de candidats. Ensuite pour ceux qui vous restent, choisissez les 3 ou 4 auxquels vous pourriez donner une tâche similaire. Dites-leur que vous allez faire un test rapide de leurs compétences afin de voir comment ils s'en sortent.

Une fois que vous avez 3 ou 4 personnes qui ont accepté le test, envoyez-leur les détails. Elles doivent avoir un profil similaire pour que vous puissiez comparer leur travail. En reprenant mon exemple, vous pouvez leur demander d'écrire 5 articles sur un sujet bien précis. Après avoir reçu les résultats, payez-les (si c'est prévu) et observez le travail qu'elles ont effectué. Combien de temps cela a-t-il pris ? Qui a fait un travail remarquable et qui a fait le strict minimum ? Cela vous donne un bon aperçu du type de travailleurs qu'ils seront dans le futur. Ensuite, employez les meilleurs pour une période d'essai et laissez les autres.

Il est important que vous mettiez en place cette période d'essai pour pouvoir arrêter votre collaboration si cela est nécessaire. Ils peuvent avoir bien travaillé pour un test rapide, cela ne signifie pas qu'ils seront toujours de bons travailleurs mais il y aura de fortes probabilités pour que ce soit le cas. Si les choses tournent mal, alors mettez fin à toute collaboration aussi vite que possible. Deux projets sont plus que suffisants pour faire ses preuves. Vous devez être "dur" et vous rappeler que vous ne pouvez pas garder les "mauvais" travailleurs, même si vous n'aimez pas l'idée de vous en séparer.

Dans le futur vous pourrez prendre un chef de projet qui prendra en charge cet aspect à votre place. Cela signifie que vous allez mettre en place, progressivement, une équipe de travailleurs qualifiés et compétents qui vous aideront à développer votre entreprise. Ils pourront aussi vous aider dans la prochaine partie que nous allons voir, la réalisation de tests. L'externalisation ne fonctionnera jamais parfaitement, vous aurez des hauts et des bas, mais sur le long terme cela vous aidera plus que vous ne l'imaginez.

Souvenez-vous aussi de sélectionner seulement les bons travailleurs. Ils vous faciliteront la vie et vous permettront de développer plus vite votre entreprise. S'ils ont besoin d'un jour de repos, etc., accordez-leur et dites-leur lorsqu’ils font du bon travail, être "dur" ne veut pas dire être un bourreau. Tout le monde apprécie les encouragements et les félicitations lorsqu'elles sont méritées. Ne faites jamais aux autres ce que vous n'aimeriez pas que l'on vous fasse si voulez être respecter et gagner leur confiance.

Voila ce que nous pouvons dire sur cette partie qui est vraiment très importante si vous voulez passer le cap de développement de votre entreprise. Plus vite vous commencerez à déléguer une ou l'autre partie de votre travail plus vite vous allez passer à l'étape suivante du développement de votre entreprise, pensez-y !

Amicalement,

Stéphane Colle

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