La gestion du temps est un sujet très important qui pose bien souvent des problèmes aux créateurs d'entreprises. Nous allons voir avec cette série d'articles comment mettre en place des stratégies efficaces pour mieux gérer ce temps si précieux.
1.Planifiez
Prenez le temps de réserver chaque soir au moins dix minutes pour programmer votre prochaine journée. Vous devriez généralement programmer à peu près 60 à 70 % de votre temps pour le cas où il y aurait des interruptions et des urgences. Mettez en tête de votre liste les choses les plus urgentes à faire et arrangez des périodes de temps au cours desquelles vous travaillerez sur des secteurs spécifiques de votre entreprise.
Planifier la journée de travail la veille au soir, contribue à créer un système synchronisé qui vous aide dans votre entreprise. Un bon plan ne peut pas être fait au hasard, mais doit être méticuleusement planifié. L’absence d’un plan d’action avant de commencer votre journée vous fait courir le risque d’être déconcentré et distrait.
Un plan d’action préparé la nuit d’avant est un plan permettant le succès de la journée.
2.Organisez
Prenez le temps d’organiser votre bureau par catégorie. Faites-le en plaçant tous vos fichiers pertinents et les informations qui leur correspondent au même endroit.
Placez tous vos documents financiers ensemble. Mettez ce qui a rapport avec les finances ensemble. Cela vous aidera à vous concentrer sur un projet à la fois et faire ainsi une économie de temps qui sera la bienvenue.
Organisez votre bureau en plus d’organiser votre temps. Faites des listes pour rester concentré et savoir où vous en êtes.
Être organisé est un processus continu. Utiliser quelques heures pour vous organiser aujourd’hui vous permettra d’économiser des centaines d’heures plus tard.
3.Systèmes de classement
Un bon système de classement et d’organisation de vos documents vous permettra d’augmenter votre productivité. Classez vos dossiers de manière à refléter les catégories suivantes :
Bien sûr ceci contiendra tout ce que vous devrez faire ou aurez à faire durant une période, que ce soit dans la journée, la semaine, le mois ou dans le trimestre.
Des listes succinctes de choses à faire sont essentielles au succès d’un entrepreneur.
Vous devriez et pouvez également mettre à l’écart toutes les anciennes listes de choses à faire après que vous ayez fini de les faire.
Ceci constituera pour vous des archives et des références pour le cas où vous auriez besoin de revenir en arrière et de rechercher des informations sur un client ou sur un projet.
Un entrepreneur ne dispose pas d’assez de temps en une journée pour lire tous les emails, lettres, magazines, livres électroniques et catalogues qu’il reçoit. Lorsque vous recevez de nombreuses informations à la fois, que ce soit en ligne et hors-ligne, vous devez être sûr de les tenir organisées pour des consultations futures.
Classez ce matériel à part pour des révisions futures et lisez-le lorsque vous aurez plus de temps.
Mettez dans le dossier des idées vos pensées créatives et toute idée ou tout projet que vous aurez pour votre entreprise. Ceci peut également représenter une partie de vos objectifs et leurs caractéristiques, mais il devrait essentiellement contenir vos idées et étincelles créatives.
Vous pouvez également mettre dans ce dossier d’autres idées ou techniques marketing qui vous traversent l’esprit ou celles dont vous avez envie de vous inspirer.
Cela vous permettra de préparer le terrain de manière à susciter en vous plus d’idées lorsque vous relirez le dossier. Ce dossier aura tendance à grossir de manière significative puisque la partie la plus importante de toute entreprise est le marketing, le marketing, et encore le marketing.
Ce dossier contiendra les réponses aux correspondances que vous avez envoyées à vos clients potentiels ou habituels ou même les réponses que vous vous faites à vous-même.
Vous ne vous rappelez plus combien vous avez évalué le dernier projet que vous avez effectué pour le Client ABC ? Regardez dans le dossier réponses.
Quel commentaire avez-vous fait au directeur de la société de téléphonie en ligne après qu’il se soit enquis de vos services en télémarketing… cela pourrait très bien se trouver dans le dossier réponses.
Les réponses peuvent être données par rapport aux questions que vous avez posées ou auxquelles vous avez été soumis dans votre activité.
Le dossier référence est vital pour votre entreprise et aide énormément au cours des actions marketing. Vous devriez avoir dans ce dossier des correspondances qui se réfèrent aux anciens projets et des lettres de recommandation.
Le dossier références devrait également contenir des références dont vous auriez besoin pour d’autres types de travaux dans lesquels l’implication d’autres personnes sera nécessaire. En d’autres termes, si vous écrivez du contenu, mais avez besoin d’un concepteur web, regardez dans votre dossier références et voyez qui vous est recommandé en tant que tel.
Cela peut représenter une pièce d’une valeur inestimable dans la gestion du temps et un outil d’organisation pour votre entreprise. Maximisez son exploitation en prenant des notes, en vous documentant de manière pertinente et en rassemblant des informations pertinentes qui visent des créneaux très spécifiques.
Tout ce qui passe par votre bureau devrait être copié d’une manière ou d’une autre. Cela inclut les accusés de réception, contrats, factures, les informations sur les impôts, les commandes de clients et toute autre chose qui soit concernant votre entreprise.
Dans le but de diminuer le désordre que ceci peut entraîner, faites une copie numérique de tout et gardez-les sur votre ordinateur ou sur votre disque de sauvegarde. Scannez tout simplement les documents sur votre ordinateur et enregistrez-les dans le dossier choisi. Il sera alors plus facile de les retrouver lorsque vous en aurez besoin.
Comme son nom l’indique si bien, cette catégorie est destinée à tout ce qui nécessite d’être classé à part. Développez un système dont vous pourrez vous souvenir facilement et qui permet d’éviter des conjectures du type “Où est-ce que cela pourrait bien se trouver ?” Ce système vous permettra de trouver ce que vous souhaitez lorsque vous le souhaitez, tout en le gardant hors de votre vue et loin de votre bureau.
Voila pour la première partie de ce dossier sur la gestion du temps. Si vous avez des questions ou des commentaires n'hésitez pas à poster vos commentaires sur le sujet.
Amicalement,
Stéphane Colle
